Personalverwaltung – Übersicht und Komfort
Arbeitsvertrag? Check. Provisionsvereinbarung? Check. Das nächste Personalgespräch? Check. Hat der Mitarbeiter noch Urlaubsanspruch? Check. Ein Dokumenten-Management-Sytem für die Personalabteilung führt zu Übersicht und Komfort.
Elektronische Personalakten bieten weitere unzählige Vorteile. Alle wichtigen Daten und Informationen zu Ihren Mitarbeitern – von Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterstammblätter, Verträgen, Notizen zu Mitarbeitergesprächen oder Gehaltsabrechnungen – liegen strukturiert
und gebündelt vor und können sicher und ortsunabhängig eingesehen werden. Dies führt zu einer immensen Zeit- und Kostenersparnis. Und Sie machen sich unabhängig von Papier – keine Aktenordner, keine Platzverschwendung, keine Sicherheitsprobleme.
Laut § 83 Betriebsverfassungsgesetz sind Sie verpflichtet, jedem Mitarbeiter jederzeit Einsicht in seine Unterlagen zu gewähren. Auch das wird mit einer elektronischen Personalakte sehr viel einfacher.
Rechtliche Aspekte
Die digitale Personalakte unterliegt – ebenso wie eine Akte in Papierform – klaren rechtlichen Bestimmungen, denn sie enthält sensible Daten, die nicht in unbefungte Hände geraten dürfen. Ein Dokumenten-Management-System unterstützt Sie bei der Einhaltung dieser Vorschriften.
Datenschutz
Auch bei der Führung elektronischer Personalakten muss feststellbar bleiben, wer zu welchem Zeitpunkt Änderungen an den Inhalten vorgenommen hat. Außerdem muss eine differenzierte Rechtestruktur gewährleistet werden, damit die Berechtigten auch nur auf die Daten zugreifen können, für die sie die Befugnis haben. Wir beraten Sie dazu!
Rahmenbedingungen
Es gibt über den Datenschutz hinaus noch zahlreiche Bedingungen, die ebenfalls für Akten in Papierform gelten, wie z. B. die Gewährung der Einsichtnahme Ihrer Mitarbeiter in die Personalakte. Bitte beachten Sie, dass vor Einführung von digitalen Personalakten die Mitarbeiter der Speicherung ihrer Daten schriftlich zustimmen müssen.
Ihre Vorteile auf einem Blick
Sparen Sie Platz, sparen Sie Zeit!
· Abbau Papierarchiv
· schnelle Akteneinsicht (auch standortübergreifend)
· exakte Erfüllung der Aufbewahrungspflichten
· klare Regelung von Zugriffsberechtigungen
· Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutzregelungen
